Oficial de Administracion

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Fecha límite de postulación: 31 de marzo 2024.
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Responsable de la coordinación administrativa en la oficina nacional, incluyendo logística, adquisiciones- compras, dirección de eventos y coordinación de servicios de oficina.


FUNCIONES/RESPONSABILIDADES:

Responsable de la adquisición de bienes y servicios, incluyendo eventos internos y externos, a través del proceso de compras, alineado al cumplimiento de la legislación local y de las políticas y estándares organizacionales;
- Manejo de activos fijos y coordinación del seguro para los activos fijos;
- Responsable   de la  administración de las instalaciones,  incluyendo administración de contratos de propiedad/arrendamiento;
- Responsable de trabajos de adecuación, mejoramiento y mantenimiento de la infraestructura física y eléctrica;
- Responsable de la supervisión y control de la gestión de servicios generales;
- Responsable de supervisar    movimientos de bodegas de suministros, activos, archivos, pasivos y documentación;
- Responsable de la adquisición, administración y control de inventario del       material de oficina, equipos y otros bienes/servicios que se requieran;
- Responsable de administrar los servicios de seguridad, mensajería y otros servicios generales externos;
- Coordinación de transporte, según las necesidades de desplazamiento de las personas autorizadas a utilizar el vehículo de la institución y mantenimiento de vehículos;
- Preparar presupuesto administrativo de la oficina de país y ejecutar;
- Mantener y actualizar las bases de datos de proveedores, incluyendo vetting y conocimiento de políticas institucionales de ChildFund;
- Manejar y organizar un sistema de archivo digital y físico de documentos de ChildFund importantes y confidenciales (caja fuerte);
- Responsable de custodiar la documentación física financiera histórica de la oficina de país;
- Difundir la actualización de las políticas de OI en la oficina de país, según sea necesario;
- Gestionar la obtención de poderes (dar de alta y de baja) en general en todas sus modalidades, incluyendo los de alta gerencia o cargos de confianza;
- Difundir y hacer seguimiento a boletines informativos sobre la normativa legal para Ong´s que se vayan emitiendo desde los asesores legales de la oficina de país y/o Ministerio de Trabajo o Ministerio de Relaciones Exteriores;
- Gestionar la liberación de impuestos de inmuebles;
- Gestionar y garantizar el funcionamiento legal del NIT, ROE y otros varios;
- Gestionar y garantizar la renovación y/o vigencia de los seguros, todo riesgo, salud y vida;
SEGURIDAD:
- Alterno del punto focal de seguridad:
- Apoyo en la evaluación de riesgos de seguridad de la ON;
- Apoyo en el registro de riesgos de la ON;
- Apoyo en el desarrollo del plan de gestión de Seguridad de la ON;
- Apoyo en el desarrollo de las actualizaciones de seguridad de la ON, en reportar y hacer seguimiento a los incidentes de seguridad;
- Apoyo en preparar y entregar los informes de seguridad para nuestro staff y visitantes;
- Otras funciones pueden ser asignadas de acuerdo con la necesidad.
EDUCACIÓN/CERTIFICACIONES:
- Título universitario en administración de empresas o carreras afines e/o experiencia laboral equivalente y relevante.
  
REQUISITOS/EXPERIENCIA:
- Mínimo 3 años de experiencia en algún campo relacionado a administración de oficinas en el ámbito de la cooperación y / o ONGs en el país.
- Mínimo 3 años de experiencia en gestión de contratos, procesos de compras e de activos.
- Necesario tener licencia de condución.
- Excelente servicio cliente interno.
- Buena comunicación oral y escrita en español y preferiblemente con buen conocimiento de inglés.
- Alto conocimiento de las prácticas de administración de oficina y negociación con proveedores.
- Experiencia previa en organización de reuniones/eventos o logística de viajes.
- Excelentes destrezas para planificación, organización y resolución de problemas.
- Habilidad para priorizar diferentes tareas al mismo tiempo, trabajar eficazmente bajo presión y cumplir con los plazos.
- Alto nivel de confidencialidad y ética, demostrar flexibilidad y versatilidad para adaptarse a ambientes cambiantes y requisitos, como sea necesario.
- Demostrar que posee habilidades interpersonales de alto nivel, incluyendo la habilidad de construir relaciones colaborativas interna y externamente, siendo sensible a problemáticas culturales, étnicas, sociales y políticas.

ChildFund International está comprometido a salvaguardar los intereses, los derechos y el bienestar de las niñas y los niños con quienes está en contacto y a llevar a cabo sus programas y operaciones de manera segura para la niñez.

ChildFund crea una cultura donde se celebra la diversidad de personas, pensamientos y experiencias, y cada persona es reconocida y bienvenida por igual.

Descargo de responsabilidad: Esta descripción de cargo no es una lista exhaustiva de las habilidades, el esfuerzo, los deberes y las responsabilidades relacionados con la posición.